KSeF Faktury – pomoc i FAQ

Aktualizacja: 7 października 2026

Odpowiedzi na najczęstsze pytania o aplikację KSeF Faktury dla Shopify. Nie znalazłeś odpowiedzi? Napisz: info@maxitsolutions.tech.

Spis treści: Ogólne · Połączenie z KSeF · Faktury · Korekty, statusy i tryb offline · Plany i płatności · Dane i odinstalowanie

Ogólne

Czym jest KSeF Faktury?

To aplikacja Shopify, która po każdym zamówieniu automatycznie tworzy fakturę VAT, a faktury dla firm (z NIP) wysyła do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w formacie FA(3). Zapisuje numer KSeF i UPO, a przy zwrotach tworzy faktury korygujące.

Od kiedy muszę wystawiać faktury w KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek dotyczy największych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych czynnych podatników VAT, a najmniejsi przedsiębiorcy mają czas do 1 stycznia 2027 r. Szczegóły sprawdź na stronie ksef.podatki.gov.pl lub u swojego księgowego.

Czy potrzebuję osobnego programu do faktur?

Nie. Faktury, korekty, wysyłka do KSeF i archiwum są w aplikacji w panelu Shopify.

Czy aplikacja działa z każdym kanałem sprzedaży?

Tak. Faktury powstają z zamówień w Shopify niezależnie od kanału: sklep internetowy, POS, zamówienia ręczne (draft orders) i B2B. Nie wymaga zmian w motywie sklepu.

Połączenie z KSeF

Jak połączyć sklep z KSeF?

1) Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF (ksef.podatki.gov.pl) profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym. 2) Wygeneruj token z uprawnieniem do wystawiania faktur. 3) W aplikacji otwórz Settings → KSeF connection, wklej token i kliknij Save. Aplikacja sprawdzi połączenie i pokaże status Connected. KSeF jest adresowany NIP-em z danych firmy w ustawieniach.

Do czego służy certyfikat offline KSeF?

Certyfikat typu offline (plik .p12/.pfx z hasłem albo certyfikat i klucz w formacie PEM) pozwala drukować na PDF dwa kody QR: KOD I i KOD II. Są one wymagane, gdy faktura trafia do nabywcy, zanim KSeF ją przyjmie (tryb offline). Certyfikat wgrywasz w Settings → KSeF offline certificate.

Czy mój token i certyfikat są bezpieczne?

Tak. Token, certyfikat i klucz prywatny są szyfrowane w bazie danych i nie są później wyświetlane w całości. Możesz je w każdej chwili usunąć lub zastąpić nowymi.

Co się stanie, jeśli nie połączę KSeF?

Aplikacja nadal wystawia faktury i PDF-y, ale nie wysyła ich do KSeF. W panelu zobaczysz komunikat KSeF is not connected, a faktury B2B dostaną status Skipped — po połączeniu możesz je wysłać przyciskiem Resend.

Faktury

Które faktury trafiają do KSeF?

Faktury dla nabywców będących firmami z poprawnym NIP. Faktury dla konsumentów (bez NIP) aplikacja wystawia jako PDF i nie wysyła ich do KSeF.

Skąd aplikacja bierze NIP nabywcy?

Z danych firmy w zamówieniu Shopify (B2B, pole tax ID). Jeśli klient podał NIP później, możesz go dopisać na stronie faktury (Buyer NIP), a klient może zrobić to sam przez link w e-mailu z fakturą.

Jak działa numeracja?

Numeracja jest ciągła, bez luk, z Twoim prefiksem (np. FV/2026/1). Prefiks ustawiasz w Settings.

Kiedy klient dostaje fakturę e-mailem?

Jeśli włączysz Email invoices to buyers: konsument dostaje PDF od razu, a firma — po przyjęciu faktury przez KSeF, więc PDF zawiera już numer KSeF.

Co z zamówieniami sprzed instalacji?

Aplikacja wystawia faktury dla nowych zamówień, złożonych po instalacji.

Czy mogę zobaczyć XML przed wysyłką?

Tak. Na stronie faktury karta FA(3) XML pokazuje dokument i wynik walidacji ze schematem FA(3). Możesz skopiować XML przyciskiem Copy XML.

Korekty, statusy i tryb offline

Jak powstaje faktura korygująca?

Gdy zrobisz zwrot (refund) w Shopify, aplikacja automatycznie tworzy fakturę korygującą powiązaną z oryginałem. Jeśli oryginał nie został jeszcze przyjęty przez KSeF, korekta czeka i jest wysyłana zaraz po jego przyjęciu.

Co oznaczają statusy KSeF?

Queued — w kolejce; Sent — wysłana, czeka na potwierdzenie; Accepted — przyjęta, ma numer KSeF i UPO; Rejected — odrzucona przez KSeF (powód widać na stronie faktury); Offline — KSeF był niedostępny, faktura zostanie wysłana ponownie; Error — błąd techniczny; Skipped — nie wysłano (np. brak NIP lub brak połączenia z KSeF).

Co zrobić z fakturą odrzuconą przez KSeF?

Otwórz fakturę, przeczytaj powód odrzucenia, popraw dane (np. NIP nabywcy lub dane firmy w ustawieniach) i kliknij Resend.

Co się dzieje, gdy KSeF nie działa?

Faktura dostaje status Offline, a aplikacja automatycznie ponawia wysyłkę i pilnuje ustawowego terminu (do końca następnego dnia roboczego). Jeśli termin jest zagrożony, zobaczysz alert w panelu i dostaniesz e-mail.

Czym jest UPO i gdzie je znajdę?

UPO to Urzędowe Poświadczenie Odbioru — potwierdzenie, że KSeF przyjął fakturę. Aplikacja pobiera je automatycznie; znajdziesz je na stronie faktury obok numeru KSeF.

Plany i płatności

Ile kosztuje aplikacja?

Standard — 14,99 USD miesięcznie, do 300 faktur w miesiącu. Pro — 34,99 USD miesięcznie, bez limitu. W obu planach korekty są bez limitu, a opłata jest pobierana przez Shopify na Twoim rachunku Shopify.

Co jeśli przekroczę limit faktur?

Po wykorzystaniu limitu w planie Standard kolejne faktury nie są wystawiane do początku nowego okresu rozliczeniowego. W panelu widzisz, ile faktur zostało; w każdej chwili możesz przejść na Pro.

Ile kosztuje eksport archiwum?

Jednorazowo 19 € za archiwum do 1000 faktur i 5 € za każde kolejne rozpoczęte 1000. Dostajesz plik ZIP z PDF-ami wszystkich faktur i zestawieniem CSV dla księgowej; link jest ważny 7 dni.

Dane i odinstalowanie

Co się stanie z fakturami po odinstalowaniu?

48 godzin po odinstalowaniu Shopify prosi nas o usunięcie danych sklepu i usuwamy je, w tym faktury. Przepisy wymagają przechowywania faktur przez 5 lat, dlatego przed odinstalowaniem pobierz pełne archiwum. Faktury przyjęte przez KSeF pozostają dostępne w KSeF.

Gdzie są przechowywane dane?

Szczegóły, w tym lista dostawców i lokalizacja serwerów, znajdziesz w polityce prywatności.

Jak skontaktować się z pomocą?

Napisz na info@maxitsolutions.tech. Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego (pn–pt, 9–17).