Ontdek hoe Shopify Flow je helpt tijd te besparen, fouten te verminderen en je bedrijf efficiënter te maken.
Als eigenaar van een Shopify-winkel weet ik hoe waardevol tijd is. Er zijn altijd taken die herhaaldelijk terugkomen: bestellingen controleren, klanten taggen, voorraad bijhouden, en ga zo maar door.
In het begin deed ik veel van deze taken handmatig. Het kostte me uren per week en was een bron van potentiële fouten. Ik zocht naar manieren om mijn processen te stroomlijnen en kwam Shopify Flow tegen.
Eerlijk gezegd was ik aanvankelijk sceptisch. Zou een ‘no-code’ automatiseringstool echt zo krachtig zijn? Ik besloot het een kans te geven, en ik kan nu met volle overtuiging zeggen dat Shopify Flow een absolute gamechanger is geweest voor mijn bedrijf.
Shopify Flow is een krachtige automatiseringstool die beschikbaar is voor Shopify Plus-gebruikers, en sinds kort ook voor Shopify-plannen boven Basic, afhankelijk van je abonnement. Het stelt je in staat om workflows te creëren die taken automatiseren op basis van specifieke triggers, condities en acties.
Denk eraan als een reeks ‘als dit, dan dat’-regels. Als een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt (trigger), en aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan (conditie), dan wordt een specifieke actie uitgevoerd (actie). Het mooie is dat je hiervoor geen enkele regel code hoeft te schrijven.
Laten we die drie kerncomponenten eens nader bekijken, want het begrijpen hiervan is essentieel voor het bouwen van effectieve workflows.
Een ‘trigger’ is de gebeurtenis die een workflow start. Dit is het beginpunt van je automatisering. Zonder een trigger gebeurt er niets.
Voorbeelden van triggers zijn: ‘Bestelling aangemaakt’, ‘Product op voorraad’, ‘Klant aangemaakt’, ‘Terugbetaling aangemaakt’, of ‘Voorraadhoeveelheid gewijzigd’. Shopify biedt een breed scala aan ingebouwde triggers die de meeste bedrijfsprocessen dekken.
Een ‘conditie’ is een regel die bepaalt of een workflow doorgaat na de trigger. Het is de ‘als’-component van je ‘als dit, dan dat’-regel. Condities filteren de gebeurtenissen, zodat de acties alleen worden uitgevoerd wanneer aan specifieke criteria wordt voldeld.
Je kunt meerdere condities combineren met ‘EN’ (alle condities moeten waar zijn) of ‘OF’ (minimaal één conditie moet waar zijn). Voorbeelden van condities zijn: ‘Bestelwaarde is groter dan €500’, ‘Klant heeft tag ‘VIP”, ‘Producttitel bevat ‘Pre-order”, of ‘Land van verzending is ‘Nederland”.
Een ‘actie’ is wat er gebeurt wanneer de trigger afgaat en aan alle condities is voldaan. Dit is de taak die wordt geautomatiseerd. Je kunt meerdere acties toevoegen aan één workflow.
Voorbeelden van acties zijn: ‘Klant taggen’, ‘Bestelling taggen’, ‘E-mail sturen (intern of naar klant)’, ‘Voorraad aanpassen’, ‘Product verbergen’, of ‘Een app-actie uitvoeren’ (als je apps hebt die met Flow integreren).
Het instellen van Flow is verrassend eenvoudig. Je vindt Shopify Flow in je Shopify Admin onder ‘Apps’. Zodra je het opent, zie je een visuele builder waar je de triggers, condities en acties kunt slepen en neerzetten om je workflow te bouwen.
Ik wil graag enkele concrete voorbeelden delen van hoe ik Shopify Flow in mijn eigen winkel gebruik, en hoe jij dit ook kunt toepassen.
Een van de meest waardevolle toepassingen voor mij is fraudebestrijding. Handmatige controle van elke bestelling is tijdrovend en inefficiënt.
Mijn workflow hiervoor is als volgt: De trigger is ‘Bestelling aangemaakt’. De conditie is ‘Risiconiveau van bestelling is hoog’. De actie is ‘Bestelling taggen met ‘Handmatige controle” en ‘Een interne e-mail sturen naar mijn team’ met de bestelgegevens.
Dit zorgt ervoor dat we alleen bestellingen met een hoog risico handmatig controleren, wat ons enorm veel tijd bespaart en de kans op fraude vermindert.
Een andere workflow die ik gebruik, is voor klantsegmentatie en loyaliteit. Ik wil mijn beste klanten herkennen en belonen.
De trigger is ‘Klant aangemaakt’. De conditie is ‘Totale uitgaven van klant is groter dan €1000’. De actie is ‘Klant taggen met ‘VIP” en ‘Klant toevoegen aan een specifieke marketinglijst’ (via een geïntegreerde app).
Hierdoor kan ik gerichte marketingcampagnes opzetten voor mijn VIP-klanten, wat de klantloyaliteit verhoogt.
Voorraadbeheer kan ook geautomatiseerd worden. Ik wil direct op de hoogte zijn als een populair product bijna uitverkocht is.
De trigger is ‘Voorraadhoeveelheid gewijzigd’. De conditie is ‘Producttitel is ‘Populaire Widget” EN ‘Voorraadhoeveelheid is minder dan 5’. De actie is ‘Een interne e-mail sturen naar mijn inkoopteam’ en ‘Product taggen met ‘Laag op voorraad”.
Dit helpt me om proactief te zijn met nabestellingen en voorkomt dat ik ‘nee’ moet verkopen aan klanten.
Een krachtige toepassing is ook het automatiseren van post-purchase follow-ups. Ik wil klanten bedanken en om reviews vragen, maar niet direct na aankoop.
De trigger is ‘Bestelling betaald’. De conditie is ‘Product X is in de bestelling’. De actie is ‘Wacht 7 dagen’ en dan ‘Stuur een e-mail naar de klant’ met een bedankje en een link naar de reviewpagina.
Dit zorgt voor een betere klantervaring en helpt me meer productreviews te verzamelen, wat weer goed is voor SEO en sociale bewijskracht.
Als je aan dropshipping doet, kan Flow je ook enorm helpen. Stel je voor dat je automatisch bestellingen naar je leverancier wilt sturen.
De trigger is ‘Bestelling betaald’. De conditie is ‘Product van leverancier Z is in de bestelling’. De actie is ‘Stuur bestelgegevens naar leverancier Z via een geïntegreerde dropshipping-app’.
Dit elimineert de handmatige stap van het doorgeven van bestellingen, wat de verwerkingstijd verkort en fouten minimaliseert.
Flow biedt ook geavanceerde mogelijkheden, zoals het gebruik van variabelen om dynamische informatie in je acties op te nemen (bijvoorbeeld de naam van de klant of de bestelwaarde). Je kunt ook complexe vertakkingslogica creëren met meerdere ‘als/dan’-paden.
Mijn advies is om klein te beginnen. Kies één of twee processen die je veel tijd kosten en probeer die te automatiseren. Test je workflows altijd grondig voordat je ze live zet. Je wilt niet dat een foutieve automatisering je bedrijfsprocessen verstoort.
Monitor je flows regelmatig. Shopify Flow biedt inzicht in de uitgevoerde workflows, zodat je kunt zien of alles naar behoren werkt. Pas ze aan als je merkt dat er verbeteringen mogelijk zijn.
Documenteer je workflows. Schrijf op wat elke flow doet en waarom. Dit is vooral handig als je team groeit of als je later aanpassingen wilt doen.
Hoewel Shopify Flow ongelooflijk krachtig is, is het belangrijk te onthouden dat het niet voor alles de oplossing is. Soms is een gespecialiseerde app met diepere functionaliteit nog steeds de beste keuze. Maar voor de meeste repetitieve taken is Flow perfect.
Wat vind jij van dit artikel? Heb je zelf al ervaring met Shopify Flow, of ben je van plan het te gaan gebruiken? Ik ben benieuwd naar jouw gedachten en eventuele eigen workflow-ideeën!
Voor mij is Shopify Flow een onmisbaar onderdeel geworden van mijn dagelijkse bedrijfsvoering. Het heeft me niet alleen veel tijd bespaard, maar ook de efficiëntie en nauwkeurigheid van mijn processen aanzienlijk verbeterd.
Ik moedig elke Shopify-merchant aan om de mogelijkheden van Flow te verkennen. Het is een investering in tijd die zich dubbel en dwars terugbetaalt in de vorm van een gestroomlijndere en winstgevendere onderneming.
