Shopify orderhantering: automatisera med Flow och regler

Orderhantering i Shopify kan automatiseras i tre nivåer: en inställning som distribuerar betalda ordrar automatiskt, regler för orderrouting som väljer vilket lager som skickar, och Shopify Flow, som reagerar på ordrar med taggar, aviseringar och spärrar. Alla tre ingår i Shopify utan extra kostnad. Den första nivån passar inte alla butiker, och Shopify varnar själv för tre fall.

Tre nivåer av automatisering

Uppgifterna nedan kommer från Shopifys hjälpcenter om orderbehandling, orderrouting och Flow, som vi på MITS läste den 23 oktober 2026. Guiden hör till vår samling om att driva en butik.

Börja uppifrån och gå bara vidare när nivån ovanför inte räcker.

Automatisk distribution och när du ska låta bli

Inställningen ligger under Inställningar > Allmänt > Orderhantering. Där väljer du om ordrar ska distribueras automatiskt (Distribuera orderns radposter automatiskt), manuellt eller bara delvis. Du kan också välja Meddela kunder om deras leverans och Arkivera ordern automatiskt när ordern är klar (Shopifys hjälp).

Shopify varnar för tre situationer där automatisk distribution ställer till det:

1. Du packar och skickar själv. Med automatisk distribution markeras varje ny order som distribuerad direkt, alltså innan något paket har lämnat lagret. Har du leveransaviseringen påslagen får kunden ett besked om ett paket som inte har skickats, och ordrarna försvinner ur listan över det som väntar på att packas.
2. Upphämtning i butik. Ordrar för lokal upphämtning omfattas inte av den automatiska distributionen och måste hanteras som vanligt.
3. Manuell registrering av betalning. Registrerar du betalningar manuellt ska du registrera betalningen innan ordern distribueras. Annars riskerar du att skicka varor du inte har fått betalt för.

Det finns också ett val om att distribuera alla ordrar automatiskt, även de med hög risk för bedrägeri. Lämna det avstängt om du säljer fysiska varor. En order med hög risk ska stanna så att någon tittar på den.

Enligt Shopify passar automatisk distribution när du bara säljer digitala nedladdningar eller presentkort, eller när alla produkter distribueras av en distributionstjänst.

Orderrouting: vilket lager skickar

Har du fler än en plats med lager avgör orderroutingen vilken plats som får ordern. Shopify kör reglerna uppifrån och ned, och varje regel arbetar vidare med resultatet av den förra. Standardordningen enligt Förstå orderrouting är:

1. Minimera uppdelade distributioner: platser som har alla varor i lager prioriteras, så att ordern går i så få paket som möjligt.
2. Stanna inom destinationsmarknaden: platser i samma marknad som leveransadressen går före.
3. Leverera från närmaste plats: den plats som ligger närmast leveransadressen fågelvägen vinner.

Du kan lägga till Använd rangordnade platser, till exempel om centrallagret alltid ska gå före butiken, och Använd platsmetafält, om du vill styra med ett eget värde som anger om en plats har kapacitet. Fågelvägen är inte samma sak som körvägen, så en order till Malmö kan ibland gå från en plats som ser fel ut på kartan. Fungerar standardreglerna för dig behöver du enligt Shopify inte ändra något. Säljer du till flera länder hänger regeln om destinationsmarknaden ihop med dina marknader, som vi beskriver i global frakt med Shopify.

Shopify Flow för ordrar

Shopify Flow är en gratis app från Shopify för planerna Basic, Grow, Advanced och Plus. Ett arbetsflöde består av en utlösare (en ny order, en riskanalys, en lagerändring), villkor och åtgärder. I mallbiblioteket söker du med en beskrivning av vad du vill automatisera. Exempel som Shopify listar för ordrar och distribution:

• ett mejl till logistiken när en order ska skickas snabbare (mallen ”Email logistics team when orders need to be expedited”), till exempel när kunden valt expressfrakt;
• en avisering vid ovanligt stora antal (”Get notified about irregularly large order quantities”), så att du hinner kontrollera en felaktig beställning eller en större förfrågan innan något packas;
• en mall som begär eller håller inne distribution utifrån villkor du väljer (”Request or hold fulfillments based on selected criteria”);
• en tagg på ordrar som betalats med presentkort (”Tag orders paid with gift card”), så att bokföringen hittar dem.

Distribuerar du automatiskt kan Flow också arkivera ordrarna. Mallarnas namn ovan är de engelska namnen i Shopifys hjälp.

För ordrar med hög risk utgår Flow från utlösaren Orderrisk analyserad. Registrerar du betalningar manuellt kan ett arbetsflöde använda åtgärden Registrera betalning bara när risken är låg eller medel. Registreras betalningen automatiskt men du distribuerar manuellt kan Flow i stället avbryta högriskordern och lägga tillbaka varorna i lager. Själva betalningen går inte att stoppa i det fallet.

Bygg ett arbetsflöde i taget och låt det köra en tid innan du lägger till nästa, så ser du om villkoret fångar rätt ordrar.

Lager som följer med

Flow har också mallar för lager, bland annat en avisering när lagret för en produkt blir lågt och ett arbetsflöde som döljer produkter som är slut och publicerar dem igen när de kommer in. Villkoret ska jämföra lagersaldot före och efter ändringen, så att aviseringen bara går en gång och inte vid varje försäljning under gränsen.

Vanliga frågor

Kostar Shopify Flow något? Shopify Flow är gratis och installeras från Shopify App Store. Appen finns på planerna Basic, Grow, Advanced och Plus, men vissa funktioner är bara tillgängliga på vissa planer.

Kan jag automatisera fraktsedlar? Fraktsedlar köps i administrationen bara för lagerplatser i vissa länder, och Sverige hör inte dit. Hur frakten och fraktsedlarna löser sig för en svensk butik går vi igenom i Shopify Shipping och fraktlösningar.

Vad är Shopify distributionsnätverk? Shopify Fulfillment Network är en app där Flexport lagrar dina varor och skickar ordrarna åt dig. Enligt Shopify kan den bara användas av företag i USA och Kanada, så för en svensk butik är det ett tredjepartslager med egen app som motsvarar den.